Bạn đã bao giờ bật cười cay đắng vì ký xong hợp đồng mới phát hiện nhà thầu trễ tiến độ “kinh niên”? Hay bạn vẫn loay hoay không rõ phương thức lựa chọn nhà thầu nào “đỡ đau ví” nhất trong bối cảnh giá nguyên vật liệu leo thang? Bài viết này sẽ tháo gỡ từng nút thắt – từ định nghĩa pháp lý, kinh nghiệm thương trường cho tới xu hướng ESG – để bạn tự tin ra quyết định, dù là chủ dự án khởi nghiệp hay quản lý mua sắm trong tập đoàn.
1. Định Nghĩa Và Cơ Sở Pháp Lý Của Phương Thức Lựa Chọn Nhà Thầu
Khi tìm kiếm “phương thức lựa chọn nhà thầu là gì”, nhiều người sẽ thấy hàng loạt khái niệm, song điểm gốc rễ nằm ở Điều 20 Luật Đấu Thầu 2023 cùng các nghị định hướng dẫn. Luật quy định bảy phương thức cốt lõi, trong đó đấu thầu rộng rãi vẫn chiếm tới 78 % giá trị gói thầu công trong ba năm gần đây. Điểm mới từ 2023 là bắt buộc công khai E-HSMT trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, nhằm chống thông thầu và giảm 15 % chi phí giao dịch. Cơ sở này giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp cận thông tin bình đẳng, hạn chế “sân sau”.
Tại khu vực tư nhân, khung pháp lý nhẹ hơn nhưng vẫn lấy Luật Thương Mại và Bộ luật Dân Sự làm nền. Điều đó lý giải vì sao một số startup dùng hình thức chào hàng cạnh tranh rút gọn: họ cần tốc độ, nhưng vẫn phải chứng minh tính minh bạch với quỹ đầu tư. Chính “song trùng” công – tư này khiến việc nắm vững quy định trở thành lợi thế cạnh tranh, nhất là khi gói thầu vắt ngang ngân sách nhà nước và vốn doanh nghiệp trong mô hình PPP.
Ảnh trên: Phương Thức Lựa Chọn Nhà Thầu
2. Các Nhóm Hình Thức Đấu Thầu Phổ Biến Hiện Nay
Đấu thầu rộng rãi mở cửa cho mọi nhà thầu đủ năng lực, tạo sân chơi minh bạch. Trái lại, đấu thầu hạn chế chỉ gửi thư mời đến những ứng viên “chọn mặt gửi vàng” khi dự án yêu cầu công nghệ độc quyền – ví dụ đường dây 500 kV siêu cao áp. Chỉ định thầu, thường gắn chữ “khẩn cấp”, tiết kiệm thời gian nhưng tiềm ẩn rủi ro đội vốn; con số 12 % tổng mức đầu tư vượt kế hoạch trong các dự án chỉ định thầu ngành y tế năm ngoái là hồi chuông cảnh tỉnh.
Chào hàng cạnh tranh và mua sắm trực tiếp phù hợp gói thầu dưới 10 tỷ đồng, có thể hoàn thành trong 45 ngày. Nhiều công ty fintech chọn tự thực hiện (self‑perform) để bảo mật thuật toán độc quyền, song họ phải chịu mọi trách nhiệm pháp lý nếu để xảy ra vi phạm quyền sở hữu trí tuệ. Mỗi hình thức đáp ứng một “nỗi đau” riêng của chủ đầu tư; vì vậy việc cân đong giữa chi phí cơ hội và rủi ro tuân thủ mới là chìa khóa, chứ không chỉ dựa vào con số báo giá thấp nhất.
Ảnh trên: Đấu thầu rộng rãi mở cửa cho mọi nhà thầu đủ năng lực, tạo sân chơi minh bạch.
3. Tiêu Chí Xác Định Phương Thức Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp
Bạn hãy thử trả lời ba câu hỏi: Thứ nhất, dự án của bạn chịu ràng buộc ngân sách nào? Thứ hai, rủi ro kỹ thuật – tài chính ở mức nào? Thứ ba, lịch khai thác thương mại có “deadline chết” hay không? Nếu dự án nhà xưởng gắn với khoản vay xanh, yếu tố ESG trong đấu thầu bỗng trở thành “vé thông hành” giải ngân; ngược lại, một hạng mục sửa chữa nhỏ ở văn phòng có thể ưu tiên tốc độ theo mô hình chào hàng cạnh tranh.
Tiêu chí định lượng bao gồm giá thành trọn đời (life‑cycle cost), thời gian huy động nhân lực, kinh nghiệm nhà thầu, hồ sơ tài chính ba năm gần nhất, và hệ số an toàn (contingency) 5–10 %. Định tính thì xoay quanh văn hóa hợp tác, khả năng đổi mới, và chất lượng quản trị rủi ro hợp đồng. Đừng quên so sánh benchmarking chi phí với dữ liệu mở từ Cục Kinh Tế Xây Dựng; chỉ một sai số 3 % trong suất đầu tư cũng “ăn mòn” biên lợi nhuận EBITDA của bạn.
4. Quy Trình Chuẩn Từng Bước Khi Lựa Chọn Nhà Thầu
Giai đoạn chuẩn bị bắt đầu bằng khảo sát thị trường, lập kế hoạch mua sắm, phê duyệt dự toán. Kế tiếp là soạn hồ sơ mời thầu (HSMT) hoặc E‑HSMT, tích hợp tiêu chí ESG nếu cần. Đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tối thiểu 10 ngày làm việc trước khi đóng thầu. Trong giai đoạn mở thầu, lập biên bản ngay tại chỗ, có chữ ký số của tất cả bên tham dự để tránh khiếu kiện.
Đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm sơ bộ tính hợp lệ, chấm kỹ thuật, chấm tài chính. Phương pháp chấm điểm 60/40 kỹ thuật – giá đang thịnh hành nhờ cân bằng chi phí và chất lượng. Sau khi xác định xếp hạng, chủ đầu tư thương thảo hợp đồng; đây là lúc chiến lược đàm phán về điều khoản phạt trễ tiến độ, bảo lãnh thực hiện, và trượt giá vật liệu “bảo vệ ví” cho cả hai bên. Phê duyệt kết quả và công khai thông báo trúng thầu là bước cuối, nhưng đừng quên giai đoạn hậu kiểm: đánh giá nhà thầu sau dự án để xây nền tảng dữ liệu cho lần mua sắm kế tiếp.
5. Công Cụ Số Và Dữ Liệu Mở Hỗ Trợ Quyết Định
Ảnh trên: Hệ thống mBid của Bộ KH‑ĐT đã tích hợp AI sàng lọc nhà thầu vi phạm, giúp giảm 35 % thời gian lập danh sách ngắn.
Hệ thống mBid của Bộ KH‑ĐT đã tích hợp AI sàng lọc nhà thầu vi phạm, giúp giảm 35 % thời gian lập danh sách ngắn. Phần mềm phân tích HSMT điện tử dùng machine learning để gợi ý tiêu chí kỹ thuật, tránh “cài cắm” điều kiện ngáng chân nhà thầu mới. Các nền tảng SaaS như TenderFlow kết nối dữ liệu chấm điểm lịch sử, cung cấp mô hình dự báo khả năng thành công – tương tự cách nhà đầu tư chứng khoán đọc mô hình định lượng trước khi xuống tiền.
Việc kết hợp dữ liệu mở và dashboard BI cho phép đội mua sắm so sánh giá đơn vị trên bình diện toàn quốc, phát hiện bất thường. Ví dụ, bảng giá thép cuộn Hòa Phát cập nhật hằng ngày giúp phòng dự án điều chỉnh hệ số trượt giá kịp thời, tránh “khoản lỗ treo” khi hợp đồng cố định giá. Doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể khai thác tài khoản miễn phí trên cổng dữ liệu MoF Open Data để theo dõi biến động chỉ số giá xây dựng.
6. Sai Lầm Phổ Biến Và Cách Tránh Hứng “Đau Ví”
Một, lấy giá thấp nhất làm kim chỉ nam. Báo giá rẻ nhưng thiếu báo cáo kiểm định chất lượng dễ dẫn đến chi phí sửa chữa gấp đôi sau bàn giao. Hai, “khoán” hết cho nhà thầu lập thiết kế thi công (EPC) mà không thẩm tra độc lập, hậu quả là bạn mất quyền kiểm soát giải pháp kỹ thuật và cấu trúc chi phí. Ba, bỏ qua điều khoản rủi ro tỷ giá khi nhập khẩu thiết bị. Với mức tăng 6,2 % của USD/VND năm ngoái, nhiều dự án mất trắng biên lợi nhuận.
Bốn, chưa xác định rõ ma trận trách nhiệm (RACI) nên khi có sự cố mọi bên chỉ vào nhau. Năm, không kiểm tra bảo lãnh thực hiện và bảo lãnh tạm ứng – câu chuyện “bảo lãnh rởm” tại dự án Xây Dựng A năm 2024 khiến chủ đầu tư phải tự rót thêm 120 tỷ đồng là lời cảnh tỉnh. Sáu, chậm cập nhật luật: Điều 37 Luật Đấu Thầu 2023 bổ sung quy định xử phạt tới 5 tỷ đồng đối với hành vi thông thầu – ngưỡng phạt đủ khiến bất kỳ CFO nào toát mồ hôi.
7. Xu Hướng Phát Triển Và Tác Động Từ ESG, Số Hoá
Ảnh trên: Xu Hướng Phát Triển Và Tác Động Từ ESG, Số Hoá
Từ 2026, dự án vay vốn Ngân hàng Thế giới phải chứng minh lộ trình giảm phát thải CO₂ ngay trong phương thức lựa chọn nhà thầu. Điều đó buộc chủ đầu tư thêm tiêu chí vật liệu xanh, chứng chỉ LEED, ISO 14001. Số hoá quy trình bằng smart contract trên blockchain đang thí điểm ở một số đơn vị năng lượng tái tạo, giúp thanh toán tự động khi hoàn thành milestone. Ngoài ra, mô hình “đấu thầu hai chiều” (reverse auction) bắt đầu len lỏi vào mua sắm gián tiếp như văn phòng phẩm, giảm giá trung bình 12 %.
Doanh nghiệp nào chậm thích ứng sẽ bị loại khỏi chuỗi cung ứng toàn cầu. Vì thế, một kế hoạch chuyển đổi số “song hành” thay vì “thay thế” là kịch bản an toàn: bắt đầu bằng E‑HSMT, sau đó tích hợp chữ ký số, rồi đến hệ thống đánh giá nhà thầu 360°. Mỗi bước đi kèm KPI cụ thể: giảm 30 % thời gian, cắt 20 % giấy tờ, tăng 15 % hồ sơ hợp lệ ngay vòng sơ tuyển.
8. Bài Học Thực Tiễn Từ Các Dự Án Lớn Tại Việt Nam
Dự án cao tốc Bắc – Nam giai đoạn 2 áp dụng đấu thầu rộng rãi quốc tế, sàng lọc năng lực tài chính quy mô ≥ 4.500 tỷ đồng. Kết quả: tiết kiệm 9.600 tỷ so với dự toán nhờ cạnh tranh cao và cơ chế thưởng phạt tiến độ. Ngược lại, trường hợp Nhà Máy Nhiệt Điện X dùng chỉ định thầu do yêu cầu công nghệ đặc thù, nhưng thiếu ràng buộc mốc phát điện thử dẫn tới chậm tiến độ 18 tháng, đội vốn 14 %.
Ở khối tư nhân, một tập đoàn F&B mở 300 cửa hàng trong 24 tháng đã chuyển từ mua sắm truyền thống sang chào hàng cạnh tranh điện tử; lợi ích lớn nhất là dữ liệu tập trung, dễ benchmark giá bàn inox, máy pha cà phê. Câu chuyện cho thấy quy mô không quyết định hình thức, mà mục tiêu và mức chấp nhận rủi ro mới là kim chỉ nam.
9. Checklist 30 Ngày Giúp Bạn Nâng Cao Kỹ Năng Đấu Thầu
Ngày 1‑3: Đọc Luật Đấu Thầu 2023, gạch chân thay đổi chính.
Ngày 4‑10: Tham khảo 10 E‑HSMT mẫu trên Hệ thống mạng đấu thầu.
Ngày 11‑15: Xây ma trận tiêu chí kỹ thuật – giá – ESG cho dự án của bạn.
Ngày 16‑20: Tập thử chấm điểm hai hồ sơ thực tế, so sánh kết quả với chuyên gia.
Ngày 21‑25: Thiết lập dashboard Power BI theo dõi biến động giá vật tư.
Ngày 26‑30: Đánh giá lại quy trình nội bộ, đề xuất ít nhất ba hạng mục số hoá.
Checklist nghe có vẻ “sát phạt”, nhưng sau 30 ngày bạn sẽ nhận ra đấu thầu không chỉ là bài toán giấy tờ mà là đòn bẩy cạnh tranh dài hạn.
10. Kết Luận: Biến Đấu Thầu Thành Đòn Bẩy Cạnh Tranh
Ảnh trên: Dịch Vụ Tư Vấn Và Đầu Tư Chứng Khoán CASIN
Một phương thức lựa chọn nhà thầu đúng đắn giúp tiết kiệm chi phí, kiểm soát rủi ro và mở đường cho tăng trưởng bền vững. Khi đã nắm vững quy trình, tiêu chí và xu hướng ESG, bạn tự tin “đốt giai đoạn” mà không đốt tiền.
Và nếu bạn thấy mô hình phân tích rủi ro hợp đồng khá giống cách chúng tôi quản trị danh mục cổ phiếu, đó không phải trùng hợp: CASIN – đơn vị tư vấn đầu tư cá nhân, luôn đồng hành trung dài hạn với nhà đầu tư mới để “bảo vệ vốn trước, nhân tài sản sau”. Một cú điện thoại hoặc tin nhắn góc màn hình có thể mang tới lộ trình đầu tư và cả góc nhìn quản trị rủi ro giống như bạn vừa đọc trong bài viết này.