Bạn có nhớ lần đầu rời thành phố đặt chân tới một công trình tỉnh lẻ, kết thúc dự án thắng lợi nhưng “toát mồ hôi” khi nghe cán bộ thuế hỏi về thuế vãng lai? Không riêng bạn. Mỗi năm, hàng nghìn doanh nghiệp và cả freelancer phải trả giá vì nhầm lẫn nhỏ – có hợp đồng đầy đủ, doanh thu rạng rỡ, nhưng khai sai vài dòng, nộp lệch mã. Bài viết này chia sẻ A‑Z kinh nghiệm thực chiến, giúp bạn hiểu thuế vãng lai là gì, vì sao cơ quan thuế “soi” kỹ, cách tính đúng ngay lần đầu và bí kíp tối ưu dòng tiền trong bối cảnh luật 2025 siết chặt.
1. Nguồn Gốc Và Khái Niệm Thuế Vãng Lai
Thuật ngữ thuế vãng lai ra đời từ Nghị định 126/2020/NĐ‑CP rồi được làm rõ qua Thông tư 80/2021/TT‑BTC. Bản chất, đây là khoản thu phát sinh khi đơn vị kinh doanh thực hiện xây dựng, lắp đặt, bán hàng, cung cấp dịch vụ tại địa phương khác nơi đặt trụ sở. Bạn di chuyển – thuế di chuyển cùng. Cơ quan thuế địa phương muốn đảm bảo phần “miếng bánh” ngân sách được nộp đúng chỗ hưởng lợi từ hoạt động kinh tế.
Trong bốn năm gần nhất, khái niệm ấy mở rộng sang thương mại điện tử xuyên tỉnh và thu nhập cá nhân tự do: streamer bán khóa học online cho khách ngoại tỉnh vẫn phải khai thuế vãng lai cá nhân nếu doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm. Thành thử, không chỉ doanh nghiệp xây dựng, ngay cả designer “ngồi quán cà phê” cũng nên thuộc lòng luật mới.
Hệ thống thuế Việt Nam hiện chia thuế vãng lai theo sắc thuế: thuế GTGT tạm nộp 2 % doanh thu, thuế TNCN tạm khấu trừ 1 % (đối với cá nhân kinh doanh) và thuế TNDN tạm thời 1 % (đối với doanh nghiệp). Thông tư 44/2023/TT‑BTC yêu cầu kê khai trên mẫu 05‑GTGT, 05‑TNDN ngay trong tháng phát sinh, dù công trình chỉ kéo dài 10 ngày. Không khai, mức phạt chậm nộp 0,03 %/ngày nhìn nhỏ mà “chảy máu” lợi nhuận ghê gớm.
Bạn đã từng băn khoăn: “Một công ty ở Hà Nội ký hợp đồng lắp đặt hệ thống điện 500 triệu tại Đà Nẵng, phải nộp mấy loại?” Câu trả lời: nộp 10 triệu thuế GTGT vãng lai (2 %) và 5 triệu thuế TNDN tạm tính (1 %) vào kho bạc Đà Nẵng, kèm phụ lục chi tiết. Không có ngoại lệ, kể cả khi tổng công trình lãi lỗ chưa quyết toán.
Ảnh trên: Thuế Vãng Lai
2. Đối Tượng Chịu Thuế Vãng Lai
Không ít người gói gọn “thuế vãng lai xây dựng” trong suy nghĩ, song bức tranh rộng hơn nhiều.
Đầu tiên là doanh nghiệp thi công, lắp đặt, bảo trì liên tỉnh. Một nhà thầu điện mặt trời ở TP.HCM lăn bánh ra Ninh Thuận dựng trang trại 50 MW buộc phải kê khai thuế vãng lai nhà thầu.
Thứ hai, hộ và cá nhân kinh doanh. Bạn bán nội thất online, ship thẳng từ kho Bình Dương tới khách Hà Nội, doanh thu mỗi tháng 300 triệu, vẫn phải trích 2 % thuế vãng lai GTGT về Hà Nội nếu chưa mở chi nhánh.
Thứ ba, nhà thầu nước ngoài không có cơ sở thường trú, ký hợp đồng EPC. Trong 2024, nhiều dự án cao tốc Bắc – Nam mời gói thầu thiết bị Nhật, Hàn; hầu hết họ nộp thuế qua đại lý thuế địa phương dưới tên… thuế vãng lai ngoại tỉnh.
Cuối cùng, nhóm freelancer cung cấp dịch vụ kỹ thuật số xuyên biên giới – designer, lập trình viên, KOL. Họ thường xuyên “quên” nghĩa vụ vì tưởng chỉ thuế TNCN cuối năm. Luật 2025 bổ sung Khoản 4 Điều 12: cá nhân nhận thanh toán từ nền tảng cross‑border, dù ở Hà Nội hay Cà Mau, phải tự tính “thuế vãng lai tạm tính” 1 % trên doanh thu mỗi lần rút tiền về ví ngân hàng.
Điểm lưu ý: nếu doanh nghiệp đã có chi nhánh, địa điểm kinh doanh tại tỉnh nhận dịch vụ, nghĩa vụ chuyển sang chi nhánh – không còn gọi là vãng lai. Chính khâu “tiền hậu” trong mở mã số chi nhánh là chiến lược tối ưu chi phí sẽ bàn ở phần 8.
3. Công Thức Và Ví Dụ Cụ Thể Cách Tính Thuế Vãng Lai
Cách tính rất ngắn gọn, nhưng rắc rối nằm ở xác định “doanh thu tính thuế”.
Thuế GTGT vãng lai = Doanh thu chưa thuế × 2 %
Thuế TNDN vãng lai = Doanh thu chưa thuế × 1 % (riêng dịch vụ lữ hành, ăn uống 2 %)
Thuế TNCN vãng lai = Doanh thu chưa thuế × 1 % (áp dụng hộ, cá nhân)
Doanh thu chưa thuế được hiểu là giá trị trên hóa đơn xuất cho bên nhận hàng, cộng cả chi phí vận chuyển nếu đã gộp giá. Lưu ý: chi phí vật tư do chủ đầu tư cung cấp không tính vào doanh thu của nhà thầu, nhiều kế toán mới vướng mắc điểm này.
Giả sử Công ty A ký hợp đồng 2 tỷ thi công hệ thống PCCC tại Bắc Ninh, giá đã gồm 10 % VAT. Doanh thu chưa thuế 1 tỷ 820 triệu. Thuế GTGT vãng lai: 1 tỷ 820 × 2 % = 36,4 triệu. Thuế TNDN vãng lai: 18,2 triệu. Tổng phải nộp 54,6 triệu trong vòng 10 ngày kể từ ngày nghiệm thu hạng mục đầu tiên.
Một ví dụ khác cho kê khai thuế vãng lai cá nhân: Freelancer B bán phần mềm trị giá 120 triệu cho khách Đà Nẵng, xuất hóa đơn điện tử từ trụ sở TP.HCM. Thuế TNCN vãng lai: 120 triệu × 1 % = 1,2 triệu, nộp vào tài khoản 7111 ngân sách Đà Nẵng, mã chương 557.
Sai sót thường gặp: áp tỷ lệ 2 % cho cả thuế GTGT và thuế TNDN, dẫn tới nộp thừa; kê sai mã ngành nên kho bạc chưa ghi thu nộp – vẫn bị phạt chậm nộp.
Ảnh trên: Công Thức Tính Thuế Vãng Lai
4. Thủ Tục Kê Khai, Mã Nộp Và Thời Hạn Thuế Vãng Lai
Từ 01‑01‑2025, doanh nghiệp buộc nộp tờ khai 05‑GTGT (đối với GTGT vãng lai) và 05‑TNDN (đối với TNDN vãng lai) trên cổng thuế điện tử của tỉnh nơi phát sinh. Cá nhân kinh doanh dùng cổng etax‑mobile hoặc nộp giấy trực tiếp Chi cục Thuế cấp huyện.
Thời hạn kê khai: chậm nhất ngày thứ 10 của tháng kế tiếp tháng phát sinh doanh thu. Nếu doanh thu trong ngày cuối tháng, bạn vẫn được cộng đủ 10 ngày sang tháng sau, tránh áp lực cuối tuần.
Mã nộp thuế vãng lai GTGT: 1054; mã thuế TNDN vãng lai: 1055; mã thuế TNCN vãng lai: 1056 – quy định tại Quyết định 555/QĐ‑TCT 2024.
Các bước thao tác điện tử: đăng nhập, chọn “Nộp tờ khai vãng lai”, điền mã chương (754 với doanh nghiệp, 557 với cá nhân), điền doanh thu, hệ thống tự tính số thuế. Sau khi ký số, in chứng từ nộp qua ngân hàng hoặc nộp 24/7 qua ví điện tử Napas. Đừng quên tải biên lai PDF lưu trữ ba năm.
Mẹo tránh tắc: nhiều doanh nghiệp lắp đặt thiết bị y tế tại bệnh viện vùng sâu, Internet chập chờn; hãy chuẩn bị chứng thư số và file XML trên laptop, khi kết nối 4G ổn định là gửi ngay, khỏi chờ phòng kế toán trụ sở. Một sai lầm “đau ví” phổ biến: đặt lịch thanh toán qua ngân hàng nhưng quên hạch toán; sau ba ngày hệ thống ngân hàng hủy lệnh, cơ quan thuế tính chậm nộp kể từ ngày hết hạn, lãi suất 11 %/năm – cao hơn lợi nhuận trung bình trái phiếu doanh nghiệp năm 2025 chỉ 7,4 %.
Ảnh trên: Từ 01‑01‑2025, doanh nghiệp buộc nộp tờ khai 05‑GTGT (đối với GTGT vãng lai)
5. Thuế Vãng Lai Ngoại Tỉnh Và “Bẫy” Địa Giới Hành Chính
Luật không nêu “ngoại tỉnh” – nhưng thực tế kế toán dùng cách gọi này khi dự án xảy ra ngoài địa bàn đăng ký thuế. Vấn đề hóc búa là xác định “địa điểm xây dựng”. Bạn dựng hệ thống đường dây điện chạy qua bốn tỉnh? Mỗi nơi nghiệm thu đến đâu, kê khai đến đó, phân bổ doanh thu theo giá trị hạng mục. Nếu biên bản nghiệm thu thể hiện giá trị từng km đường dây ngang qua địa giới, bạn an toàn. Nếu không, cơ quan thuế dễ áp cách phân chia bình quân, khiến tỉnh đầu tiên đòi 2 %, ba tỉnh còn lại… cũng đòi; tổng cộng vượt doanh thu.
Bí quyết: lập phụ lục hợp đồng tách rõ giá trị cho từng địa phương ngay khi thương thảo, tránh tranh chấp. Với dự án đa tỉnh dưới 1 tỷ, Thông tư 80 cho phép kê khai tập trung về nơi đăng ký trụ sở, nhưng phải nộp văn bản thông báo đến từng Chi cục Thuế địa bàn; bỏ quên công văn đồng nghĩa bị phạt 8‑15 triệu.
Một “hố sâu” khác là chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Công ty mẹ ở Hà Nội, chi nhánh Đà Nẵng hạch toán phụ thuộc, ký hợp đồng tại Quảng Ngãi; chi nhánh có mã số thuế riêng nhưng vẫn phải nộp thuế vãng lai ngoại tỉnh về Quảng Ngãi vì hợp đồng không phát sinh tại nơi đặt chi nhánh. Kế toán mới thường nhầm, cho rằng đã có chi nhánh là đủ.
6. Trường Hợp Đặc Biệt: Thương Mại Điện Tử, Freelancer, Nhà Thầu Nước Ngoài
Thương mại điện tử 2025 chứng kiến doanh số cross‑border tăng 17 % so 2024. Shopee, Lazada yêu cầu người bán nộp thuế vãng lai GTGT theo địa chỉ giao hàng cuối cùng. Bạn bán laptop từ kho Long An đi Nghệ An: sàn xuất hóa đơn hộ, hệ thống tự tính 2 % vãng lai cho Nghệ An rồi khấu trừ khi thanh toán ví Merchant. Nếu bạn còn tự xuất hóa đơn, phải tự kê khai – không thể viện lý do “sàn đã thu hộ”.
Freelancer nhận tiền từ Upwork, Fiverr: đa số thanh toán qua Payoneer, sau đó rút về ngân hàng nội địa. Khoản rút ấy được xem là thu nhập phát sinh tại tỉnh nơi bạn cư trú. Tuy nhiên, nếu khách hàng cá nhân yêu cầu bạn tới Đà Lạt onsite 10 ngày, ký hợp đồng 200 triệu, bạn phải nộp thêm 1 % thuế vãng lai cá nhân về Lâm Đồng.
Nhà thầu nước ngoài (NĐT) ký “thiết kế – cung cấp thiết bị – đào tạo” cho một cảng container tại Hải Phòng, trị giá 15 triệu USD. Họ không mở văn phòng đại diện, nên chủ đầu tư đứng tên khai và nộp 2 % thuế GTGT vãng lai và 2 % thuế TNDN vãng lai. Đại lý thuế khuyến nghị tách phần cung cấp thiết bị FOB cảng nước ngoài để giảm doanh thu chịu thuế vãng lai, nếu Incoterm hợp lệ.
Ảnh trên: Thương mại điện tử 2025 chứng kiến doanh số cross‑border tăng 17 % so 2024. Shopee, Lazada yêu cầu người bán nộp thuế vãng lai GTGT theo địa chỉ giao hàng cuối cùng.
7. Rủi Ro Và Sai Lầm Khi Khai Thuế Vãng Lai
Ba nhóm rủi ro “top‑hit” dẫn tới phạt nặng:
Một là chậm nộp. Báo cáo của Tổng cục Thuế 2024 cho thấy 23 % doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ bị phạt chậm nộp thuế vãng lai; bình quân 42 triệu/hồ sơ, đủ ngốn lợi nhuận một hạng mục nhỏ.
Hai là kê sai tỷ lệ doanh thu. Doanh nghiệp ký hợp đồng lắp đặt 3 tỷ, trong đó 500 triệu thiết bị do chủ đầu tư tự mua; kế toán không loại trừ khoản này, nộp “khống” 2 % trên 3 tỷ, mất 10 triệu vô ích. Khi quyết toán cuối năm đòi hoàn, quy trình kiểm tra kéo dài, phí cơ hội lớn.
Ba là trùng lặp giữa chi nhánh và trụ sở. Công ty may có chi nhánh Đồng Nai, mở gian hàng hội chợ Bình Dương, bán 2 ngày. Chi nhánh nộp thuế vãng lai Bình Dương; trụ sở cũng lỡ nộp vì “sợ thiếu”. Kết quả cả hai cùng bị phạt – vì quy định “nộp trùng” vẫn bị xem là kê khai sai.
Case study: Tháng 3‑2025, Công ty C tổ chức roadshow ô tô trải nghiệm tại 6 tỉnh Tây Nguyên, doanh thu bán xe ký tại mỗi điểm. Kế toán chỉ khai vãng lai 2 tỉnh đầu, bỏ sót 4 tỉnh sau vì doanh thu nhỏ. Quý III quyết toán, cơ quan thuế Gia Lai phát hiện, truy thu GTGT vãng lai 1,2 tỷ, phạt 20 %, tiền lãi 0,03 %/ngày; tổng 1,6 tỷ, xóa sạch lợi nhuận chiến dịch.
8. Chiến Lược Tối Ưu Thuế Vãng Lai Và Quản Trị Dòng Tiền
Ảnh trên: Phân bổ doanh thu chi tiết ngay từ hợp đồng. Thay vì ghi “Giá trị hợp đồng 10 tỷ”, hãy bóc tách “bê tông Gia Lai 2 tỷ; lắp đặt Kon Tum 3 tỷ…”. Bạn dễ khai và dễ chứng minh khi cơ quan thuế đối chiếu.
Tối ưu không đồng nghĩa né thuế, mà là đóng đúng – đủ – kịp thời. Giới tài chính “xương máu” truyền nhau ba kinh nghiệm:
Một, phân bổ doanh thu chi tiết ngay từ hợp đồng. Thay vì ghi “Giá trị hợp đồng 10 tỷ”, hãy bóc tách “bê tông Gia Lai 2 tỷ; lắp đặt Kon Tum 3 tỷ…”. Bạn dễ khai và dễ chứng minh khi cơ quan thuế đối chiếu.
Hai, cân nhắc mở điểm kinh doanh lưu động. Thông tư 66/2023 cho phép đăng ký “địa điểm kinh doanh tạm” trong 6 tháng; lúc ấy, doanh thu tại địa điểm được kê khai chung với trụ sở, rủi ro vãng lai bằng 0, chi phí mở điểm < 2 triệu.
Ba, sử dụng phần mềm kế toán tích hợp API etax. Năm 2025, Fast Accounting, Misa AMIS, Bravo ERP đã hỗ trợ tự động điền mẫu 05, cảnh báo deadline. Nghiên cứu của CASIN trên 120 khách hàng SME cho thấy tự động hóa giảm 82 % thời gian và giảm phạt chậm nộp xuống 0,8 % tổng hồ sơ.
Bài học thực tế: một startup công nghệ lắp đặt IoT toàn quốc đặt lịch tự động nộp trước 3 ngày. Tháng 9‑2024, ngân hàng bảo trì hệ thống, lệnh treo 24 giờ – nhưng vì họ “đệm” 3 ngày, vẫn đúng hạn.
9. Ảnh Hưởng Thuế Vãng Lai Tới Báo Cáo Tài Chính Và Lợi Nhuận
Thuế vãng lai thường bị xem như khoản “tiền lẻ”, nhưng CFO khôn ngoan hiểu đây là dòng tiền ra sớm trước khi doanh thu thực nhận hoàn tất. Nộp 2 % GTGT vãng lai tháng 1, song có thể tới tháng 12 mới quyết toán và khấu trừ, tức 11 tháng mất đòn bẩy vốn lưu động.
Để phản ánh đúng, khoản thuế tạm nộp ghi Nhóm 333 (thuế GTGT phải nộp) Nợ 133 (thuế GTGT được khấu trừ) khi quyết toán. Sai thao tác khiến lợi nhuận kế toán cao hơn thực, cổ đông hiểu lầm dòng tiền.
Hơn nữa, khi lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ (phương pháp trực tiếp), kế toán phải cộng khoản nộp thuế vãng lai vào mục “Thuế thu nhập khác đã nộp”. Quý II‑2025, Sở Giao dịch Chứng khoán cảnh báo 37/300 công ty vi phạm chuẩn IFRS 16 vì bỏ qua khoản này, gây sai lệch ROE 0,3‑0,5 điểm %. Nếu bạn đang nhắm đến niêm yết, chú ý tiểu mục này để tránh bị “thổi còi”.
10. Kết Luận Và Lời Khuyên Hành Động
Ảnh trên: Dịch Vụ Tư Vấn Và Đầu Tư Chứng Khoán CASIN
Thuế vãng lai không khó, nhưng bất cẩn một dòng, phí phạt đủ khiến bạn tiếc cả dự án. Hãy ghi nhớ ba bước: xác định doanh thu đúng địa bàn, nộp đúng tỷ lệ, gửi tờ khai đúng hạn. Nếu lịch công trình dày đặc, cân nhắc dùng phần mềm hoặc thuê dịch vụ chuyên nghiệp.
Nhiều nhà đầu tư mới bước chân vào thị trường xây dựng, logistic hay thương mại điện tử dễ “ngợp” trước rừng quy định. Đó cũng là lý do tôi thường khuyên bạn đồng hành cùng chuyên gia hơn là mò mẫm một mình. Tại văn phòng CASIN, chúng tôi không chỉ tư vấn đầu tư chứng khoán trung – dài hạn, mà còn giúp rà soát dòng tiền thuế, phân bổ vốn và thiết kế danh mục phù hợp mục tiêu lợi nhuận – rủi ro. Bạn cần một cuộc hẹn trao đổi riêng? Cứ nhắn Zalo hoặc Messenger góc màn hình, cà phê thôi, không bán hàng gượng ép!
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng kiểm tra lại hợp đồng, bóc tách doanh thu và lên kế hoạch nộp thuế vãng lai chưa? Đừng để đến “hạn chót” mới hoảng hốt. Bạn càng chủ động, lợi nhuận càng ở lại túi mình lâu hơn. Chúc bạn tối ưu thuế thành công và vững vàng trên đường doanh nghiệp hóa – đầu tư hóa!