Một buổi chiều cà phê trên phố đi bộ, tôi nghe cô bạn khởi nghiệp than thở về việc trả lương khoán “mà nhân viên vẫn ỉu xìu, rủi ro pháp lý lại lơ lửng”. Chuyện quen thuộc không chỉ riêng cô ấy: từ start-up công nghệ đến đội thợ xây, ai cũng từng loay hoay với hợp đồng giao khoán. Thật ngạc nhiên, loại “bảo bối” tiết kiệm chi phí này lại thường bị hiểu sai, dẫn tới mất tiền thuế, tranh chấp, thậm chí án phạt. Vậy tại sao không bóc tách mọi góc cạnh, từ khái niệm gốc đến chiêu tối ưu, để mỗi cú ký bút của bạn đều an tâm?
1. Khái Niệm Và Bản Chất Thực Sự Của Hợp Đồng Giao Khoán
Hợp đồng giao khoán là gì? Hiểu đơn giản, đó là thỏa thuận giữa hai bên về việc hoàn thành một khối lượng công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ trọn gói, bên nhận khoán tự tổ chức nguồn lực và chịu trách nhiệm đến sản phẩm cuối cùng. Khác với hợp đồng lao động gắn bó theo “giờ công”, giao khoán khoanh vùng ở “kết quả”. Chính sự hoán đổi này đưa giao khoán vào hàng ngũ “hợp đồng dân sự” (Điều 512 Bộ luật Dân sự 2015), tách biệt khỏi Luật Lao Động. Nhờ vậy, doanh nghiệp linh hoạt huy động lao động thời vụ, chuyên gia dự án, còn cá nhân được tự do bố trí thời gian. Tuy nhiên, vì treo trên cán cân dân sự, rủi ro tranh chấp cũng cao nếu điều khoản mơ hồ. Một dự án thi công nội thất từng đón nhận “bão” kiện tụng chỉ vì thỏa thuận vật liệu… viết vỏn vẹn hai dòng.
Ảnh trên: Hợp Đồng Giao Khoán
2. Cơ Sở Pháp Lý Cập Nhật Đến 2025
Một bản hợp đồng giao khoán muốn “đứng vững” phải neo vào luật. Khung pháp lý gồm: Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 513–520); Nghị định 05/2015/NĐ-CP về hướng dẫn Bộ luật Lao động – dùng để phân biệt lao động thuê khoán; Thông tư 111/2013/TT-BTC cùng Thông tư 40/2021/TT-BTC về thuế TNCN và thuế hộ khoán; Nghị định 145/2020/NĐ-CP bổ sung chế độ BHXH cho giao khoán nhân công trong xây lắp công trình công cộng. Gần đây, Dự thảo Luật Việc Làm sửa đổi (trình QH cuối 2024) đề xuất khung bảo hiểm tự nguyện cho gig-worker – tín hiệu cảnh báo rằng giao khoán sẽ bị siết rõ hơn. Người viết hợp đồng hôm nay, vì thế, nên dành một lát đọc Dự thảo thay vì… ngồi đoán.
3. Đối Tượng Áp Dụng Và Ví Dụ Thực Tiễn Trong Doanh Nghiệp
Giao khoán không chỉ dành cho công trình xây dựng. Một agency marketing ký “khoán gọn” 50 video TikTok, một công ty fintech thuê freelancer xây thuật toán, hay nông hộ khoán chăm sóc vườn cây đều thuộc phạm vi.
Điểm chung: hai bên xác định sản phẩm, thời hạn, và đơn giá trọn gói. Ví dụ, start-up A ký mẫu hợp đồng giao khoán nhân công 120 triệu đồng trọn gói thiết kế booth triển lãm. Họ không quản lý giờ giấc, chỉ nghiệm thu booth đạt chuẩn. Nhờ khoán, họ giảm được 30 % chi phí so với biên chế ngắn hạn, nhưng cũng phải chuẩn bị phương án bảo hành, vì Luật Dân sự buộc bên nhận khoán chịu trách nhiệm về chất lượng trong 12 tháng nếu không thỏa thuận khác.
4. Quyền Và Nghĩa Vụ Của Các Bên – Đừng Nhầm Với “Lương Khoán”
Ảnh trên: Bên giao khoán cung ứng thông tin, tài liệu, vật tư (nếu thỏa thuận) và thanh toán đúng hạn. Bên nhận khoán có quyền chủ động phương pháp làm việc, thuê phụ khoán, nhận tạm ứng.
Bên giao khoán có quyền kiểm tra tiến độ, yêu cầu thay đổi trong phạm vi hợp đồng, từ chối nghiệm thu nếu sản phẩm kém chất lượng. Nghĩa vụ trọng tâm là cung ứng thông tin, tài liệu, vật tư (nếu thỏa thuận) và thanh toán đúng hạn. Bên nhận khoán có quyền chủ động phương pháp làm việc, thuê phụ khoán, nhận tạm ứng.
Song họ phải bảo đảm tiêu chuẩn đã cam kết; nếu trễ hạn, bị phạt chậm tiến độ, chịu bồi thường theo Điều 418 Bộ luật Dân sự. Một câu chuyện thật: doanh nghiệp may đồng phục khoán 10 000 áo cho trường học, vì không ghi “vải cá sấu 65/35” nên giao hàng pha poly 100 %, cuối cùng bị trả toàn bộ lô, lỗ gần 800 triệu. Bài học: mô tả chất liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật càng chi tiết càng tốt.
5. Cấu Trúc Hợp Đồng Và Các Điều Khoản Bắt Buộc
Một bản hợp đồng giao khoán chuẩn mực thường gồm mười mục, nhưng ba điều khoản sống còn là: đối tượng công việc, giá trị và phương thức thanh toán, thời hạn – nghiệm thu. Ở phần đối tượng, mô tả rõ sản phẩm (báo cáo, phần mềm, khối lượng m3 bê-tông…). Giá trị nên chia tách tiền công, tiền vật tư (nếu bên nhận khoán tự mua) để quyết toán thuận tiện. Về thanh toán, thực tế văn phòng Thuế thường yêu cầu bảng kê khối lượng hoặc biên bản nghiệm thu kèm hóa đơn của bên nhận khoán.
Bạn cũng nên cài “điều kiện tạm ứng” 30 % sau khi bên nhận khoán nộp bản thiết kế chi tiết, hạn chế nguy cơ “ôm tiền bỏ chạy”. Riêng điều khoản phạt chậm tiến độ: mức phạt thường 5–8 % giá trị – vừa đủ răn đe, tránh bị coi là “điều khoản bất công”.
6. Thủ Tục Ký Kết, Lưu Trữ Và Công Chứng
Pháp luật không bắt buộc công chứng hợp đồng giao khoán trừ trường hợp gói thầu liên quan quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn ra phòng công chứng để nâng giá trị chứng cứ. Bạn nên ký ít nhất ba bản gốc: mỗi bên giữ một, bản còn lại nộp cơ quan Thuế khi quyết toán; scan lưu đám mây phòng cháy nổ – nghe hài nhưng văn phòng từng cháy thật rồi. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán tối thiểu 10 năm theo Luật Kế Toán 2015; giao khoán cũng nằm trong diện đó. Đừng quên lập biên bản thanh lý ngay sau nghiệm thu – vì sáu tháng sau, thuế xuống kiểm tra mà biên bản thanh lý thất lạc thì… “cạn lời”.
7. Thuế, Bảo Hiểm Và Nghĩa Vụ Tài Chính – Góc Nhìn Chi Phí
Ảnh trên: Thuế, Bảo Hiểm Và Nghĩa Vụ Tài Chính Dưới Góc Nhìn Chi Phí
Cá nhân nhận khoán bị khấu trừ 10 % thuế TNCN trên doanh thu nếu chưa đăng ký hộ kinh doanh. Nếu sản phẩm kèm vật tư, chỉ phần công khoán mới chịu 10 %. Doanh nghiệp trả tiền phải khấu trừ và nộp tờ khai 05/KK-TNCN. Trường hợp hộ khoán nộp thuế theo Thông tư 40/2021, mức khoán dựa trên ngành nghề, thường 3–5 % doanh thu. Về bảo hiểm, bên nhận khoán không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc, trừ khi phát sinh quan hệ lao động ngầm (quản lý chấm công, trả lương hằng tháng).
Nhiều công ty tiết kiệm bảo hiểm bằng cách “chuyển” nhân viên sang khoán, song rủi ro bị truy thu lên tới 24 tháng cộng lãi suất 0,03 %/ngày. Lựa chọn thông minh: phân tích thời lượng làm việc; nếu gắn bó dài và tuân lệnh quản lý, hãy ký hợp đồng lao động ngắn hạn để tránh “gậy” Thanh Tra Lao Động.
8. Rủi Ro, Tranh Chấp Và Cách Phòng Ngừa
Ba dạng tranh chấp phổ biến: chậm tiến độ, sai khác chất lượng, nợ tiền khoán. Giải pháp: cài cơ chế nghiệm thu từng phần; quy định cụ thể “chuẩn nghiệm thu”, ví dụ sử dụng bộ test case cho phần mềm, hoặc phiếu kiểm tra bê-tông lấy mẫu 28 ngày. Với nợ tiền, điều khoản “bất khả kháng” cần định nghĩa rõ (thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh…). Đợt giãn cách 2021, nhiều bên viện cớ Covid để hoãn thanh toán, Tòa chỉ chấp nhận khi chứng minh doanh thu giảm >50 %. Bằng cách đính kèm báo cáo tài chính, hai bên có thể linh hoạt giãn nợ, thay vì đưa nhau ra tòa phí thời gian.
9. Chiến Lược Tối Ưu Chi Phí Và Hiệu Quả Từ Góc Nhìn Nhà Quản Lý
Không ít doanh nghiệp coi giao khoán như “đũa thần” cắt chi phí, nhưng quên tính chi phí ẩn: kiểm tra, chỉnh sửa, gián đoạn quy trình. Mẹo nhỏ: chi phí khoán nên ≤80 % chi phí biên chế cộng bảo hiểm.
Ngoài ra, hợp đồng khoán lý tưởng là khoán đầu ra rõ ràng, khó “nửa vời”. Một hãng F&B khoán dọn dẹp quán mỗi đêm theo check-list 40 tiêu chí, nhờ đó kiểm soát chất lượng qua camera mà không cần quản lý đột xuất, giảm 15 % chi phí bảo trì. Với dự án phần mềm, khoán theo “story point” Agile gắn mốc thanh toán – vừa linh hoạt thay đổi yêu cầu, vừa không biến thành hợp đồng lao động trá hình.
Ảnh trên: Với dự án phần mềm, khoán theo “story point” Agile gắn mốc thanh toán – vừa linh hoạt thay đổi yêu cầu, vừa không biến thành hợp đồng lao động trá hình.
10. Những Sai Lầm Phổ Biến Của F0, F1 Khi Dùng Hợp Đồng Giao Khoán
Nhà đầu tư mới (F0) hay chủ doanh nghiệp trẻ (F1) thường mắc ba lỗi: nghĩ khoán là rẻ nhất nên “ép” giá sát đáy; sao chép mẫu hợp đồng giao khoán trên mạng, bỏ trống phụ lục; và hiểu nhầm nghĩa vụ thuế. Kết quả: dự án “đứt gánh” vì bên nhận khoán nản, cơ quan Thuế phạt vì kê khai sai, hoặc lộ công nghệ do không có điều khoản bảo mật. Hãy xem khoán là “bắt tay hai chiều”, giá phải đủ hấp dẫn để kích thích sáng tạo, điều khoản đủ chặt để bảo vệ quyền lợi.
11. Case Study: Tối Ưu Kế Hoạch Sản Xuất Tại Startup LogTech
Startup B chuyên nền tảng logistics từng loay hoay với 1 000 sensor IoT gắn thiết bị lạnh. Thay vì tuyển 20 kỹ sư lắp ráp, họ khoán gọn cho xưởng C với giá 2,8 tỷ, kèm KPI: tỷ lệ lỗi < 1 %. Họ chia hợp đồng thành ba giai đoạn – sản xuất thử 20 %, pilot 30 %, mass 50 % – tương ứng ba lần nghiệm thu.
Nhờ đó, chỉ mất sáu tuần hoàn tất thay vì ba tháng. Sau nghiệm thu, họ ký phụ lục bảo hành 18 tháng để ràng buộc trách nhiệm. Startup tiết kiệm 35 % chi phí nhân sự dài hạn, tăng tốc ra thị trường, minh chứng giao khoán nếu viết khéo sẽ là “đòn bẩy xoay trục” cho sản phẩm mới.
12. Xu Hướng Tương Lai: Gig Economy, AI Và Quản Trị Rủi Ro
McKinsey dự báo đến 2030, 20 % lao động Việt Nam sẽ tham gia kinh tế việc làm linh hoạt. AI khiến việc phân tách module công việc dễ hơn, từ đó giao khoán dựa trên “micro-task” bùng nổ: dịch giọng nói, gắn nhãn dữ liệu, kiểm thử bảo mật.
Song mặt trái là dữ liệu rò rỉ, vi phạm bản quyền. Luật An Ninh Mạng bổ sung 2024 yêu cầu lưu trữ dữ liệu người Việt, nên hợp đồng giao khoán xử lý dữ liệu cần gài điều khoản máy chủ nội địa, mã hóa. Doanh nghiệp sớm cập nhật sẽ tránh nỗi lo “ngồi trách nhiệm hình sự”.
13. Kết Luận Và Lời Khuyên Hành Động
Ảnh trên: Tham Khảo Dịch Vụ Tư Vấn Và Đầu Tư Chứng Khoán CASIN
Ký một hợp đồng giao khoán tưởng chừng đơn giản, nhưng ẩn chứa biên độ rủi ro không kém giao dịch chứng khoán: bạn “chốt” giá hôm nay, tương lai mới thấy lãi hay lỗ. Vì vậy, trước khi đặt bút, hãy rà lại năm điểm: quy định pháp lý, mô tả sản phẩm chi tiết, mốc nghiệm thu, cơ chế phạt thưởng, và nghĩa vụ thuế.
Nếu bạn là nhà đầu tư mới chưa rõ cách dịch chuyển dòng tiền – khoán việc hay mua cổ phiếu doanh nghiệp khoán? – đừng ngại tham khảo dịch vụ tư vấn đầu tư chứng khoán của CASIN: một chuyên gia đồng hành sẽ giúp bạn soi danh mục, cân đối mục tiêu dài hạn và bảo toàn vốn trong thị trường đầy biến động. Hotline (call/zalo) và messenger ở góc màn hình luôn bật – đôi khi một cuộc trò chuyện ngắn lại cứu ví tiền khỏi cú vấp “mua đỉnh, khoán lỗi”.